De virtual assistant / efficiëntiezoeker

Na 2 bore-outs was het voor Evelien genoeg. Ze vroeg haar btw-nummer aan en stak het broodnodige tempo in haar werkdag. “Na 25 jaar heb ik eindelijk het gevoel dat ik me niet meer moet inhouden. Erg, he?”

Wat deed je voor je zelfstandige werd?

“Ik heb 25 jaar lang voor 17 verschillende werkgevers gewerkt. Nooit met een vast contract: ik deed vooral projectwerk voor maximum anderhalf jaar. Ik zette iets op poten bij een organisatie en vertrok weer.”

Waarom ben je gestopt met dat werk?

“Vorig jaar, vlak voor corona, ben ik voor de tweede keer op een bore-out gebotst. Mijn laatste werkgever was een outsourcingbureau en initieel dacht ik dat ik gevonden had wat ik zocht. De jobs waren afwisselend, ik kreeg veel aanbiedingen en mocht zelf iets uitkiezen. En als de opdracht ten einde liep, zocht het hoofdkantoor iets nieuws voor mij. Helaas was het bureau vooral actief in administratief en financieel werk en customer service: we werden ingezet als tijdelijke vervanging bij ziekte of zwangerschap, of als extra hulp in drukke tijden. Ik voelde te vaak dat ik in een hokje werd gezet met een heel duidelijke functieomschrijving over wat je mag doen en vooral niet mag doen. Ik had maar af en toe het geluk dat ik een ander soort project kreeg waar ik me kon uitleven. Hokjes, zo werk ik niet. Ik zie verbanden tussen afdelingen en weet dat ik mijn werk beter zou kunnen doen door systemen aan te brengen en tools te implementeren. Maar niet alle bedrijven staan open voor feedback van een tijdelijke werkkracht. Daardoor had ik vaak het gevoel dat ik mezelf moest inhouden.”

Je verveelde je dus?

“Klopt. Bovendien viel de workload meestal ook tegen. Als ik me ging voorstellen bij een bedrijf, werd me altijd verteld dat er massa’s werk was. Dat ik me zeker niet ging vervelen. Maar doordat ik nu eenmaal heel efficiënt en snel werk en veel tools gebruik, viel dat na een paar weken meestal tegen. Zeggen dat je niet genoeg werk hebt, wordt vaak ervaren als een bedreiging voor je leidinggevende of voor de persoon die je vervangt. Ik vond het heel moeilijk om dat op een gepaste manier aan te kaarten, dus ik zweeg.”

Wat was het gevolg van je bore-out?

“Vanaf januari zat ik 6 weken thuis. Ik stapte voor de 4e keer in een loopbaanbegeleidingstraject en ging uiteindelijk weer werken. Maar toen begon de lockdown en werd ik technisch werkloos. Na enkele weken kreeg ik een aha-moment. Vroeger dacht ik dat ik samenviel met mijn werk. Ik heb geen gezin of familie, dus als ik niet werk, ben ik niks. Maar door niet meer te mogen werken, vond ik andere manieren om mijn tijd in te vullen. Ik deed vrijwilligerswerk voor verschillende organisaties, zorgde voor vrienden en buren … Tijdens een wandeling besefte ik plots dat ik me helemaal geen zorgen meer maakte over wie ik ben, ondanks het feit dat ik al 2 maanden niet meer werkte. Ik weet wie ik ben. Ik heb nut in deze wereld, ook als ik niet werk.”

Hoe ben je dan in het freelancen gerold?

“Een aantal mensen in mijn omgeving hadden hun voltijdse administratieve ondersteuning moeten opzeggen door corona, maar eigenlijk hadden ze wel nog hulp nodig. Hulp bij dingen die ik allemaal kan. Dus heb ik een weekendje goed nagedacht en die zondagavond heb ik de domeinnaam gekocht van mijn huidige website. Als een eigen zaak niet lukte, kon ik altijd weer solliciteren. Mijn werkgever zag het niet zitten om me halftijds in dienst te houden, dus de keuze was snel gemaakt: ik gaf mijn ontslag en 6 weken later was ik voltijds freelancer.”

Je zaak heet de KantoorKabouter. Wat doe je precies?

“Ik ondersteun KMO’s, start-ups en zelfstandigen met administratie, financiën en organisatie. Ik werk het liefst voor bedrijven met korte beslissingslijnen en een vlakke structuur, voor ondernemers die zelf nog het roer in handen hebben. Ik neem werk uit handen als de nood het hoogst is én ik bekijk hoe ze efficiënter kunnen werken met systemen en automatisering. Eerst brandjes blussen, dan structurele oplossingen bedenken.”

Waarom doe je wat je doet?

“Ik vind dat je als zelfstandige nog een persoonlijk leven moet hebben. Het is niet omdat je gepassioneerd bent, dat je van ’s morgens vroeg tot ’s avonds laat in je zaak moet staan. Ik weet dat je met kleine oplossingen veel resultaat kan bereiken, daarom deel ik graag de kennis die ik de afgelopen 25 jaar heb opgedaan in grote bedrijven en overheidsorganisaties in binnen- en buitenland. Mijn slogan is: slimmer werken, niet méér.”

Vanwaar de keuze voor freelancen?

“Ik botste in loondienst altijd op grenzen. Ik verveelde mij en het ging niet snel genoeg. Nu kan ik verschillende klanten – van de KMO-bedrijfsleider tot de yogalerares – tegelijk bedienen. Als zelfstandige hoef ik niet zo in hokjes te werken of te denken. In mijn freelancestatuut kan ik mijn werktempo zo hoog leggen als ik wil en kan ik mijn mening geven over alle processen, over de verschillende afdelingen heen. Het is makkelijker om als buitenstaander binnen te kijken in een onderneming en voorzichtig suggesties te doen. Het fijne is dat daar nu ruimte voor is en dat het geapprecieerd wordt. Ik denk als sparring partner mee met mijn ondernemers. Fantastisch vind ik dat. ”

Ben je blij met je keuze?

“Ik ben nog maar een 6-tal maanden freelancer maar voorlopig zie ik winst. Freelancen lost problemen op die ik niet kon oplossen als werknemer. Ik heb nu vrijheid, tempo en afwisseling. Voor het eerst in mijn carrière heb ik het gevoel dat ik me niet moet inhouden of aanpassen. Dat heeft dan 25 jaar geduurd. Toch straf, he?”

Hoe reageerde je omgeving op je keuze om zelfstandige te worden?

“’Eindelijk!’ (lacht) Mijn omgeving heeft me gesteund. Elke keer als ik in loopbaanbegeleiding ging, hoorde ik dezelfde vraag. ‘Waarom word je geen zelfstandige?’ Maar ik vond dat ik niks te bieden had als niet-specialist. Ik heb geen specialiteit, buiten plantrekken. Ik doe graag verschillende dingen tegelijk: ik steek marketingcampagnes ineen, bouw online events, neem de eerste selectiegesprekken af, bereid de boekhouding voor, … Cold selling is het enige waarvoor ik bedank.”

Heb je ergens spijt van?

“Ik zou zeggen: dat ik niet vroeger begonnen ben. Maar eigenlijk moest ik eerst op dit punt aanbelanden en al die ervaring verzamelen om ze nu te verzilveren. Dus nee, ik heb nergens spijt van. Ik heb veel gelezen en een goede boekhouder onder de arm genomen. Ik heb contact gezocht met andere freelancers om vragen te stellen. In het begin heb ik berichten gestuurd via LinkedIn naar mensen die deden wat ik dacht dat ik wou doen: VA (virtual assistant). 6 mensen wilden graag met me praten. Dat was bijzonder waardevol.”

Hoe vind je klanten?

“Ik neem af en toe deel aan online netwerkevents, maar ik haal bijna al m’n klanten uit LinkedIn. Nadat ik een moeilijke samenwerking met een klant had stopgezet en mijn agenda plots nog maar 1 dag per week gevuld was, heb ik op LinkedIn een heel eerlijke post geschreven. ‘Ik weet niet of het slim is om dit hier te delen, maar zo ziet mijn agenda er nu uit en ik ben in paniek. Ik weet dat ik iets te bieden heb, maar ik weet niet waar ik klanten kan vinden.’ Die post heeft enorm veel effect gehad. Eind december kreeg ik zoveel aanvragen dat ik werk moest doorsturen. Maar het werk gaat altijd op en neer. Nu heb ik weer 1 dag per week vrij, maar ik prijs me gelukkig. Ik ken freelancers die momenteel géén werk hebben en niet weten hoe ze uit die situatie moeten raken.”

Welke tips heb je voor startende zelfstandigen?

“Bouw een netwerk op. Zoek Facebookgroepen rond je activiteit, ga naar netwerkevents, … Ook als je introvert bent. Zoek je grenzen op. Bezoek desnoods maar 1 netwerkevent per maand maar maak er bewust tijd voor. Je moet ook vertrouwen hebben dat het goedkomt. En als het niet goedkomt, kan je altijd een andere weg uit. Achteruit kan je altijd. Dus vooruit!”

karen van der aa

Evelien Vandevelde

Geboren in 1973.

Studeerde aan de Zeevaartschool (diploma Officier Lange Omvaart), behaalde een bachelor Logistiek en een manama Politieke en Sociale Wetenschappen.

Woont in Zwalm.

Sinds 2020 zaakvoerder van de KantoorKabouter.

Ben jij de volgende die de sprong waagt?